STEUERN

Lohnausweis, Abzüge und Homeoffice:

Wo Arbeitnehmende steuerlich oft falsch liegen

Der Lohnausweis ist mehr als eine Bestätigung des Jahreseinkommens: Er enthält Angaben, die für die korrekte Steuerdeklaration und mögliche Abzüge entscheidend sind. Gleichzeitig lauern bei Berufskosten, Homeoffice, Spesen, Fringe Benefits oder Nebenerwerb einige Stolpersteine. Wer genau hinschaut und die geltenden Voraussetzungen kennt, vermeidet Fehler und kann zulässige Abzüge vollständig geltend machen.

Gemäss Art. 127 Abs. 1 lit. a DBG ist der Arbeitgeber verpflichtet, dem Arbeitnehmenden einen Lohnausweis auszuhändigen. In der Praxis werden dessen Angaben teilweise ungeprüft übernommen oder Berufskosten nicht vollständig geltend gemacht. Fehlerhaft ausgefüllte Lohnausweise können zu Rückfragen der Steuerbehörden führen und unter Umständen sogar strafrechtliche Konsequenzen für Arbeitnehmende und Arbeitgeber nach sich ziehen.

Der Lohnausweis: Mehr als eine Lohnbestätigung

Der Lohnausweis zeigt sämtliche Leistungen, die der Arbeitgeber im Lauf des Jahres an seine Arbeitnehmenden ausgerichtet hat. Für die Steuererklärung ist dabei nicht nur der monatlich ausbezahlte Lohn massgebend. Auch Zulagen, Boni, Naturalleistungen, Spesenvergütungen und Privatanteile können steuerlich relevant sein. Einzelne Positionen wirken sich zudem unmittelbar auf die zulässigen Berufskostenabzüge aus. Dies gilt beispielsweise für die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs, ein vom Arbeitgeber finanziertes ÖV-Abonnement, vom Arbeitgeber übernommene Weiterbildungskosten oder bei pauschalen Spesenvergütungen.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Abgrenzung zwischen Lohn und Spesen. Werden ausschliesslich beruflich bedingte Auslagen vergütet, sind diese grundsätzlich nicht steuerbar. Pauschale Spesen oder Vergütungen ohne ausreichenden geschäftlichen Bezug können hingegen als Lohn umqualifiziert werden. Dies gilt insbesondere dann, wenn kein von der Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement oder eine Spesenvereinbarung besteht. Im Nachhinein ist es erfahrungsgemäss schwierig und aufwändig, den Nachweis der effektiven Auslagen zu erbringen, zumal die Pauschalspesen eine effektive Abrechnung gerade ersetzen sollen und Belege oft nicht aufbewahrt werden.

Berufskosten: Nicht alles ist abzugsfähig

Bei den Berufskosten kann innerhalb der gesetzlichen Vorgaben ein gewisser Gestaltungsspielraum bestehen. Abziehbar sind Gewinnungskosten, also Auslagen, die für die Erzielung des Erwerbseinkommens notwendig sind und in einem direkten ursächlichen Zusammenhang mit der Berufsausübung stehen. Es handelt sich dabei um Fahrkosten für den Arbeitsweg, Mehrkosten für auswärtige Verpflegung und übrige Berufskosten wie z.B. Kosten für Fachliteratur, Berufskleider oder Kosten für das private Arbeitszimmer bei Homeoffice-Tätigkeit.

Beruflich nützlich heisst aber nicht automatisch steuerlich abzugsfähig. Kosten für einen Laptop, einen ergonomischen Stuhl, Fachliteratur, Kleidung oder Software werden nur anerkannt, wenn sie für die Berufsausübung erforderlich sind, in einem ursächlichen Zusammenhang mit der Einkommenserzielung stehen und keine überwiegende private Nutzung vorliegt. Zudem dürfen die Kosten nicht bereits durch den Arbeitgeber vergütet worden sein.

Die selbst getragenen Kosten für eine berufsorientierte Aus- und Weiterbildung (inklusive Umschulungen) sind bis zu einem jährlichen Maximalbetrag ebenfalls abziehbar. Entscheidend ist, ob die Ausbildung beruflich orientiert ist, auf einer bestehenden Grundausbildung aufbaut oder gezielt den Einstieg in eine neue berufliche Tätigkeit ermöglicht. Vom Abzug ausgeschlossen sind die Kosten für einen ersten Abschluss auf Sekundarstufe II. Auch Kurse mit überwiegend persönlichem Interesse – etwa Hobbys, Persönlichkeitsentwicklung, Freizeitangebote – gelten grundsätzlich als private Lebenshaltungskosten und sind steuerlich nicht abzugsfähig. Die Vielzahl an möglichen Aus- und Weiterbildungen wie CAS, Fachausweise, Diplome oder Sprachkurse verdeutlicht, wie wichtig die Abgrenzung ist.

Bezahlt der Arbeitgeber die Weiterbildung, sei es direkt oder via Vergütung an die Arbeitnehmerin oder den Arbeitnehmer, entfällt ein Abzug.

Spesen und Fringe Benefits: Kleine Vorteile, grosse Wirkung

Lohnnebenleistungen wie ein Geschäftsauto, die Abgabe von Reka-Checks, ÖV-Abonnemente, vergünstigte Mahlzeiten, Mobiltelefon oder Parkplatz gelten für viele Arbeitnehmende heute als selbstverständlich. Steuerlich können solche Leistungen einen geldwerten Vorteil darstellen. Insbesondere bei privater Nutzung oder verbilligter Abgabe kann ein steuerbarer Privatanteil entstehen, den es im Lohnausweis korrekt zu berücksichtigen gilt.

Die private Nutzung eines Geschäftsfahrzeugs beispielsweise stellt einen geldwerten Vorteil dar, der im Lohnausweis auszuweisen ist und von den Arbeitnehmenden als Einkommen zu versteuern ist. Auch ein vom Arbeitgeber finanziertes Generalabonnement (GA) ist nicht in jedem Fall steuerfrei. Es muss eine geschäftliche Notwendigkeit vorliegen. In der Regel wird diese anerkannt, wenn das GA an mindestens 40 Tagen pro Jahr genutzt wird oder wenn die Kosten für die geschäftlichen Einzelfahrten mindestens dem Preis für das GA entsprechen. In diesem Fall können Arbeitnehmende jedoch keine Kosten für den Arbeitsweg geltend machen. Bei Rückfragen müssen die geschäftlichen Fahrten dokumentiert werden können.

Nebenerwerb: Auch kleine Beträge zählen

Kleinere Nebeneinkünfte können in der Steuererklärung leicht einmal untergehen. Ein paar Lektionen Unterricht, gelegentliche Beratung, Plattformarbeit, kleinere Aufträge oder kreative Tätigkeiten wirken auf den ersten Blick oft unbedeutend. Steuerlich sind solche Einkünfte aber grundsätzlich relevant – auch wenn sie unregelmässig oder im privaten Umfeld erzielt werden und möglicherweise gar kein Lohnausweis ausgestellt wurde.

Umgekehrt können auch Kosten geltend gemacht werden: Material, Fahr- oder Plattformkosten sowie Ausgaben für Fachliteratur sollten dokumentiert werden. Zu prüfen ist, welche direkten Kosten für die Erzielung des Nebeneinkommens steuerlich abgezogen werden können.

Fazit: Genau hinschauen statt blind übernehmen

Die grössten Steuerfallen liegen häufig im vermeintlich Selbstverständlichen. Homeoffice führt nicht automatisch zu einem Arbeitszimmerabzug, ein beruflicher Nutzen allein begründet noch keine steuerliche Abzugsfähigkeit, und eine Naturalleistung des Arbeitgebers ist nicht zwingend steuerfrei. Wer den Lohnausweis, die Berufskosten, Spesen, Weiterbildungskosten und allfällige Nebeneinkünfte systematisch prüft, schafft die Grundlage für eine korrekte Steuerdeklaration und vermeidet unnötige Rückfragen oder Korrekturen.

Belege, Arbeitgeberbestätigungen, Kursunterlagen, Spesenabrechnungen und eine nachvollziehbare Aufteilung von Arbeits- und Homeoffice-Tagen schaffen Klarheit und erleichtern die Beurteilung der geltend gemachten Abzüge. Steuerlich korrekt ist nicht der maximal mögliche Abzug, sondern jener, der sachlich begründet, gesetzlich zulässig und nachvollziehbar dokumentiert ist.

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