DIGITALISIERUNG

Sicher und datenschutzkonform die firmeneigene KI nutzen

Wie lassen sich KI-Modelle wie ChatGPT oder Copilot sicher in firmeninternen Prozessen einsetzen? Sind Kundendaten dabei wirklich zu keiner Zeit gefährdet? Entreprise-GPT-Modelle eröffnen neue Chancen für KMU: Sie ermöglichen Effizienzsteigerungen und die Entwicklung neuer Dienstleistungen. Gleichzeitig dürfen die damit verbundenen Risiken nicht ausser Acht gelassen werden.

Accountants können ein Lied davon singen: Immer wieder müssen Belege sortiert, Banktransaktionen verbucht und Standardberichte erstellt werden. Viele dieser Arbeiten sind repetitiv und kosten wertvolle Zeit. Genau hier bietet die künstliche Intelligenz (KI) vielversprechende Lösungen – als kleine Wunderwaffe im Arbeitsalltag.

Modelle wie Perplexity, Google Gemini oder Microsoft Copilot übernehmen in der Buchhaltungsbranche da und dort heute schon Textarbeiten, machen Vorschläge für Buchungssätze oder übersetzen Kundenbriefe. Die aktuelle KI-Reifegrad-Umfrage der Firma CorpIn zeigt aber, dass nur etwa jedes achte Unternehmen hierzulande genau weiss, was es mit KI erreichen will. Wenn Unternehmen aber KI-Projekte starten, ohne echte Ziele und klare Erfolgskriterien zu definieren, werden positive Umsetzungen und Auswertungen von KI-Initiativen immer wieder ausgebremst. Das liegt daran, dass Fortschritt und Nutzen der KI auf diese Weise kaum überprüfbar sind. Firmen sollten also von Anfang an wissen, wie sie den Erfolg des neuen Werkzeugs messen können.

Gerade im Rechnungswesen wäre es möglich, die Potenziale von KI viel besser auszuschöpfen. Viele Firmenlenker zögern hier aber wegen des Datenschutzes, der Kosten oder aufgrund von fehlendem Know-how. Dabei kann ein sogenanntes Entreprise-GPT alle diese Bedenken ausräumen und gleichzeitig auch echte Mehrwerte in der täglichen Buchhaltung bringen.

Praxisbeispiel: AeberliGPT

Auch die Aeberli Treuhand AG hat vor ein paar Monaten ein Entreprise-GPT eingeführt, mit KI-Modellen, welche zu 100 Prozent in der Schweiz gehostet werden. Wir suchten eine Lösung, die unsere Mitarbeitenden im Alltag unterstützt und gleichzeitig den Datenschutz garantiert. Das AeberliGPT beantwortet jetzt interne Fragen zum Personalreglement, liefert Textvorschläge für Ausschreibungen und Offerten und analysiert Kundendaten.

Die Akzeptanz im Team ist nicht von alleine gewachsen. Damit heute alle Mitarbeitenden am gleichen Strick ziehen, braucht es strukturierte Einführungsschritte, begleitete Tests und Raum für Fragen und Fehler. Erst wenn die Mitarbeitenden realisieren, wie die hauseigene KI ihnen hilft und ihr Arbeitsalltag dadurch konkret entlastet wird, entsteht auch Vertrauen.

Chancen für die Buchhaltung

Schauen wir genauer auf die Vorteile für KMUs, die sich für ein Entreprise-GPT entscheiden. In Workshops, die ich mit verschiedenen Schweizer Firmen durchführe, kommt es immer wieder zu massiven Produktivitätssteigerungen: So helfen die firmeneigenen KIs beispielsweise beim Erstellen von Standarddokumenten, bei der Übersetzung von Mandantenbriefen oder beim Erklären komplexer Steuerfragen und das in natürlicher Sprache.

Weiter können Entreprise-GPTs repetitive Prozesse automatisieren. So erkennt die KI beispielsweise Belege und generiert Buchungsvorschläge. Zudem kann die KI Daten analysieren und zusammenfassen. Mühsame Papierabrechnungen können eingescannt und von der KI mit Daten angereichert werden, sodass Prozess vereinfacht werden können.

Solch schlaue KMU-Helferlein führen zu einer Qualitätssteigerung im Unternehmen. Mitarbeitende können sich dank eines En-treprise-GPTs nämlich auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, weil sie mühsame Routinejobs kurzerhand der KI abgeben.

In verschiedenen Firmen hat der digitale Helfer zu guter Letzt auch für neue Dienstleistungen gesorgt. Als Beispiel kann ich hier Chatbots für Mandantenfragen oder interne Wissensdatenbanken erwähnen, die mithilfe von Entreprise-GPTs eingerichtet wurden.

Weil die KI uns immer mehr zeitaufwändige Aufgaben abnimmt und in Sekundenschnelle erledigt, setzen vermehrt auch grosse Firmen auf die digitale Unterstützung. Microsoft beispielsweise hat mit Copilot ihre KI direkt in Word, Excel und Outlook integriert. Ein anderes Beispiel ist Abacus, das mit DeepBox eine KI-gestützte Belegerfassung anbietet. Egal ob KMU oder Big Player – die künstliche Intelligenz ist auf dem Vormarsch.

Herausforderungen und Risiken

Wo Chancen bestehen, sind auch immer Risiken präsent. Besonders im Bereich Datenschutz und Compliance ist Vorsicht geboten: Wer mit Kundendaten arbeitet, muss von Anfang an klare Regeln festlegen. Ohne genau definierte und sichere Lösungen riskieren Unternehmen, dass es hier zu verheerenden Datenabflüssen kommen kann.

Unterschätzen sollte man auch nicht Know-how-Lücken, die in den Unternehmen entstehen können: Viele Mitarbeitende wissen noch nicht, wie sie mit einer KI kommunizieren können. Deshalb sind gezielte Schulungen in diesem Bereich sehr wichtig. Ohne entsprechende Trainings kann der Nutzen der digitalen Helferlein sehr schnell verpuffen.

Aber Achtung! Neue Tools können bei den Mitarbeitenden zu Unsicherheiten führen. Deshalb sollten sie früh eingebunden werden, damit die Akzeptanz von Anfang an garantiert ist. Auch mögliche technische Hürden sollten nicht vergessen werden: Ein Entreprise-GPT muss in bestehende Systeme integriert werden – und zwar ohne, dass irgendwelche Schnittstellenprobleme auftreten.

Mut zur Transformation

Die Einführung eines Entreprise-GPT ist kein Selbstläufer. Ein solches Vorhaben braucht Zeit, Geduld und Schulung. Besonders in der Buchhaltung, wo Genauigkeit oberste Priorität hat, darf kein falscher Automatismus entstehen. Wer jetzt handelt, verschafft sich gegenüber seinen Marktpartnern einen Wettbewerbsvorteil. Wer zögert, läuft Gefahr, den Anschluss zu verlieren.