RECHT

Meldepflichten und die besondere Pflicht des Verwaltungsrats für eine funktionierende Organisation

Das neue Transparenzregister

Nachdem die Referendumsfrist am 15. Januar 2026 abgelaufen ist, dürfte das Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (Transparenzgesetz, TJPG) in der zweiten Hälfte des Jahres 2026 in Kraft treten. Damit wird auch das neue Transparenzregister Realität – welches sind die Meldepflichten und welche besondere Verantwortung trägt dabei der Verwaltungsrat?

Mit dem Bundesgesetz über die Transparenz juristischer Personen und die Identifikation der wirtschaftlich berechtigten Personen (TJPG) verfolgt der Bundesrat, wie er in seiner Botschaft1 ausführt, das Ziel, die Integrität des Schweizer Finanzplatzes zu stärken und dessen Missbrauch für Geldwäscherei, organisierte Kriminalität, Terrorismusfinanzierung und Korruption zu erschweren. Kernstück ist ein eidgenössisches Register der wirtschaftlich berechtigten Personen. Mit diesem sogenannten Transparenzregister sollen die tatsächlichen Eigentums- und Kontrollverhältnisse juristischer Personen sichtbar werden, und Behörden erhalten ein wirksames Instrument, um Vermögenswerte mit illegalem Ursprung nachzuverfolgen.

Wenn Kriminelle komplexe Strukturen, Scheingesellschaften und Strohmänner nutzen, um ihre Identität zu verschleiern, Sanktionen zu umgehen und den Zugang zum internationalen Finanzsystem zu sichern, werde der Mangel an Transparenz juristischer Personen zum globalen Problem, wie der Bundesrat in seiner Botschaft weiter ausführt. Auch die Schweiz ist von diesem Phänomen betroffen und hat bereits im Jahr 2014 die Meldepflicht für wirtschaftlich Berechtigte ab 25 Prozent Beteiligung an Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) eingeführt. Dazu müssen die Gesellschaften ein Verzeichnis führen, das jederzeit, insbesondere für die zuständigen Behörden, zugänglich sein muss (Art. 697l und 790a OR). Diese Regelung habe sich jedoch gemäss Bundesrat im Hinblick auf die Gewährleistung der Transparenz als unzureichend erwiesen; sie sei in Bezug auf den Begriff der wirtschaftlich berechtigten Person nicht hinreichend klar, umfassend und einheitlich.2 Das neue Gesetz erhöhe die Transparenz von juristischen Personen, die künftig ihre wirtschaftlich berechtigten Personen, also die wahren Begünstigten, identifizieren und dem eidgenössischen Transparenzregister melden müssen. Strafverfolgungsbehörden sowie weitere zuständige Stellen, etwa im Bereich der Sanktionen, erhalten dadurch die für ihre Verfahren notwendigen Datengrundlagen. Im Übrigen ist das Transparenzregister nicht öffentlich zugänglich. Es soll vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement (EJPD) geführt werden und eine Kontrollstelle beim Eidgenössischen Finanzdepartement (EFD) soll die Aufsicht wahrnehmen.

International betrachtet orientieren sich die Bestimmungen im TJPG an den überarbeiteten Empfehlungen der Financial Action Task Force (FATF)3, Empfehlung Nr. 24 (Transparency and beneficial ownership of legal persons). Anlass dafür waren internationale Fälle sowie neue gesetzliche Entwicklungen in verschiedenen Staaten. Die Umsetzung dieser Empfehlungen wird die FATF im Rahmen ihrer für 2027 geplanten Länderprüfung der Schweiz bewerten.

Gemäss Botschaft sollte das Gesetz so ausgestaltet sein, dass die Compliance-Belastung für die Wirtschaft, insbesondere für KMU, möglichst gering bleibe. Ein Grossteil der in der Schweiz neu gegründeten Unternehmen verfügt über einfache Eigentums- und Verwaltungsstrukturen. Für diese soll die erstmalige Meldung an das Register digital, unkompliziert, gebührenfrei und mit einem Arbeitsaufwand von rund 20 Minuten möglich sein. Es bleibt abzuwarten, ob dieses Versprechen eingelöst werden kann.

Pflichten der Gesellschaften

Das TJPG verpflichtet die ihm unterstellten Gesellschaften, ihre wirtschaftlich berechtigten Personen zu identifizieren, deren Identität zu überprüfen, Art und Umfang der Kontrolle zu dokumentieren, diese Informationen laufend aktuell zu halten und sie an das Transparenzregister zu melden (Art. 7 - 9 TJPG). Änderungen müssen innert eines Monats gemeldet werden (Art. 10 TJPG). Die zu erhebenden Informationen umfassen Name und Vorname, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Adresse4 und Wohnsitzstaat sowie die erforderlichen Informationen über die Art und den Umfang der ausgeübten Kontrolle (Art. 7 Abs. 1 TJPG). Eine Verletzung der Melde- und Auskunftspflichten wird mit einer Busse bis zu CHF 500000 sanktioniert (Art. 43 TJPG), wobei dies vorsätzlich, also wissentlich und willentlich, begangen werden muss. Pflichtwidrigkeiten, die durch Nachlässigkeit entstehen, sind demnach davon nicht betroffen.

Da die bisher nach geltendem Recht für Aktiengesellschaften und GmbH geführten Verzeichnisse ihrer wirtschaftlich berechtigten Personen mit einer Beteiligung von 25 Prozent mit dem TJPG neu geregelt wurden, werden die Normen des OR (Art. 697j - 697m und 790a OR) mit Inkrafttreten des TJPG aufgehoben.

Nebst den erwähnten Meldepflichten enthält das TJPG dazu mehrere Über-gangsbestimmungen:

  • Pflichten der Aktionäre und Gesellschafter (Art. 49 TJPG): Für Aktionärinnen und Aktionäre sowie Gesellschafterinnen und Gesellschafter, die ihren Meldepflichten nach bisherigem Recht nachgekommen sind (697j OR und Art. 790a OR), gilt die Meldepflicht gemäss TJPG als erfüllt. Fehlende Informationen wie z.B. das Geburtsdatum sind innerhalb eines Monats nachzureichen.
  • Aufbewahrung des Verzeichnisses der wirtschaftlich berechtigten Personen und der Belege (Art. 50 TJPG): Aktiengesellschaften und GmbH, die ein solches Verzeichnis erstellt haben, müssen dieses für einen Zeitraum von zehn Jahren ab Inkrafttreten des TJPG aufbewahren. Dasselbe gilt für Belege, die sie nach dem alten Recht erhalten haben.
  • Meldepflicht der juristischen Personen schweizerischen Privatrechts (Art. 51 TJPG): Die Meldung der Identität der wirtschaftlich berechtigten Personen gemäss Art. 9 TJPG hat innerhalb eines Monats nach der ersten Änderung des Handelsregistereintrags nach Inkrafttreten des TJPG zu erfolgen. Des Weiteren sind gestaffelte Fristen zu beachten, welche eingeführt wurden, damit das Transparenzregister durch die Eintragungen nicht überlastet wird. Die Staffelung der Fristen verfolgt einen risikobasierten Ansatz.
  • Information der Handelsregisterbehörden (Art. 52 TJPG): Das zuständige kantonale Handelsregisteramt macht die Unternehmen vor Ablauf der Übergangsfristen auf ihre neue Meldepflicht aufmerksam, wenn diese ihren Eintrag im Handelsregister erstmals nach dem Inkrafttreten des TJPG ändern. Das Handelsregisteramt informiert die registerführende Behörde anschliessend über die Änderung im Handelsregister.
  • Meldepflicht von juristischen Personen ausländischen Rechts (Art. 53 TJPG): Die Meldung muss innerhalb von sechs Monaten nach Inkrafttreten des TJPG erfolgen.
  • Pflicht zur Meldung von Unterschieden durch Finanzintermediäre (Art. 54 TJPG): Die Pflicht zur Meldung gilt erst sechs Monate nach Inkrafttreten des TJPG.

Verantwortung für die Meldungen

Art. 12 TJPG überträgt die Verantwortung für die Meldungen an das Transparenzregister dem «obersten Mitglied des leitenden Organs». Gemäss Botschaft5 handelt es sich dabei um diejenige Person, welche der Geschäftsleitung einer Gesellschaft vorsteht. Üben mehrere Personen diese Funktion aus, haften sie gemeinsam für die Erfüllung dieser Pflichten. Im Falle einer Delegation bleiben das oberste Mitglied oder die obersten Mitglieder des leitenden Organs weiterhin für die ordnungsgemässe Erfüllung der gesetzlich vorgesehenen Pflichten verantwortlich. Diese Regelung soll es den Behörden, insbesondere den Strafbehörden, ermöglichen, die Person zu identifizieren, die im Falle einer Pflichtverletzung haftbar sein könnte.

Bei Aktiengesellschaften obliegen dem Verwaltungsrat im Rahmen seiner unübertragbaren Pflichten gemäss Art. 716a OR die Oberleitung der Gesellschaft und die Festlegung der Organisation. Um die Vorschiften des TJPG erfüllen zu können, hat er demnach eine Organisation zu schaffen, die es erlaubt, Informationen über Kontrolle und Einflussnahme wirtschaftlich berechtigter Personen systematisch zu erfassen, zu beurteilen und aktuell zu halten. Die Prozesse müssen so ausgestattet sein, dass die Informationen aktuell sind. Diese Pflichten verlangen eine funktionierende Organisation. Für den Verwaltungsrat bedeutet dies, dass Transparenz nicht als einmalige Meldehandlung verstanden werden darf. Vielmehr ist sicherzustellen, dass Veränderungen der Kontrollverhältnisse erkannt werden, auch wenn sie sich nicht unmittelbar im Handelsregister widerspiegeln.

1 BBI 2024 1607.

2 BBI 2024 1607, Ziff. 1.1.1, S. 10.

3 Die Financial Action Task Force (FATF) ist eine internationale zwischenstaatliche Organisation. Sie wurde von der G-8 gegründet und umfasst 39 Mitglieder, wovon 37 selbstständige Staaten unter Einschluss der Schweiz und zwei Regionalorganisationen (EU-Kommission und Kooperationsrat der Golfstaaten) sind. Das Sekretariat der Organisation befindet sich in Paris am Sitz der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Organisation for Economic Co-operation and Development, OECD).

(https://www.finma.ch/de/finma/internationale-zusammenarbeit/policy-und-regulierungszusammenarbeit/fatf/)

4 Anstelle der Adresse wird dem Register die Wohnsitzgemeinde gemeldet (Art. 9 Abs. 1 TJPG).

5 BBI 2024 1607, Art. 12, S. 99.

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